Gestire un’azienda non è semplice, specialmente quando gli asset da tenere costantemente sotto controllo sono numerosi. Per questo motivo, è indispensabile ricorrere a software appositi, in grado di semplificare e automatizzare gran parte del lavoro, che forniscano un supporto valido e indispensabile per la crescita aziendale.
Tali software si possono applicare a ogni campo necessario: dalla flotta aziendale alla telefonia per il controllo dei costi e dagli aspetti manutentivi a quelli riguardanti gli immobili.
Tra i più apprezzati dalle imprese, a questo proposito, ci sono per esempio quelli sviluppati da Proveco, azienda che progetta e realizza personalmente le soluzioni messe sul mercato. Sul sito ufficiale, https://www.proveco.it, è possibile anche richiedere una demo per comprendere personalmente tutte le potenzialità garantite dai software.
Dal management privato all’amministrazione pubblica
Qualunque funzione amministrativa e gestionale passa oggi per l’ICT (acronimo di Information and Communication Technologies), che consente di creare una vera e propria rete digitale per immagazzinare i dati e renderli fruibili da tutti i settori aziendali.
Ciò permette non solo di ottimizzare la comunicazione anche su filiali diverse e distanti tra loro, ma anche di risparmiare tempo prezioso senza dover consultare documenti cartacei e appunti catalogati spesso in maniera non adeguata.
Se in una ditta privata ciò è d’importanza vitale, per la pubblica amministrazione diventa quasi imperativo: è possibile offrire al pubblico esperienze digitali che velocizzano e spesso sostituiscono operazioni agli sportelli, registrare e pubblicare atti in pochi clic e avere sempre sott’occhio tutte le scadenze in condivisione con i cittadini. Un duplice vantaggio, quindi, sia per i dipendenti stessi che per i cittadini, che troveranno così un servizio snello e puntuale.
Come gestire la flotta aziendale
Come già accennato, gli aspetti determinanti da dover gestire al meglio all’interno un’azienda sono numerosi.
Un caso emblematico è rappresentato dal controllo del parco mezzi. Quando le auto aziendali sono poche tutto risulta più facile, ma in una ditta di noleggio o di trasporti occorre tenere sotto controllo molteplici aspetti.
Un software personalizzato consente di catalogare innanzitutto i veicoli per destinazione d’uso ma anche di tenerne d’occhio la redditività, monitorando costantemente i costi derivanti da assicurazione, spese di leasing o noleggio, bollo auto, manutenzione guasti e tanto altro, al fine di individuare i margini di risparmio.
Le scadenze delle pratiche saranno sempre a portata di clic e così anche la visione completa degli spostamenti con i relativi rifornimenti di carburante. Il tutto, si traduce anche con la possibilità di visionare discostamenti di bilancio dovuti ad esempio a multe da imputare ai dipendenti o all’azienda stessa.
Migliorare la gestione della telefonia aziendale
Anche i telefoni aziendali vanno monitorati costantemente: alla canonica linea fissa si aggiunge o si sostituisce quella mobile, grazie a dispositivi di ultima generazione quali tablet, smartphone e router adsl.
Trovare la compagnia telefonica più conveniente non è che il primo passo per avere un bilancio sempre positivo, quindi ecco che un software dedicato può essere di grande supporto anche per questa tipologia di asset aziendale.
Monitoraggio continuo della rubrica, verifica di numerazioni errate, report e tracciamenti mensili, ma anche gestione delle fatture e delle scadenze sono alcuni degli aspetti che maggiormente l’azienda necessita di tenere sotto controllo. Anche in questo caso, l’individuazione tempestiva delle criticità consente di orientarsi sulle soluzioni migliori per riportare la situazione economica sul binario giusto.
Un controllo puntuale del patrimonio immobiliare
Infine, un’azienda o un ente può essere in possesso di un patrimonio immobiliare che ha bisogno di gestire al meglio. Occorre avere report precisi delle locazioni per capire se rispettano le scadenze o, al contrario, verificare che i pagamenti da effettuare in tal senso siano correttamente eseguiti.
Un software personalizzato potrà mostrare la presenza di conguagli, la necessità di effettuare ristrutturazioni o interventi agli impianti e, soprattutto, monitorare la redditività di ogni tipologia di immobile per garantire sempre un bilancio corretto e intervenire dove serve.
Ovviamente, avere il controllo di tutti questi asset aziendali prevede che vi sia una formazione precisa e puntuale del software (o dei software) in modo da poter essere sempre autonomi nella gestione, contando comunque su un supporto tecnico professionale onde vi sia bisogno.