Una carta prepagata, a differenza di una carta di credito, non è collegata direttamente a un conto corrente ma deve essere ricaricata con una somma di denaro per poter essere fruibile, anche se la maggior parte di quelle attualmente in circolazione è dotata di codice IBAN proprio come un conto vero e proprio.
Non si tratta di un limite, ma di un vantaggio fondamentale, soprattutto per le imprese, dato che permette il controllo totale delle proprie spese senza mai correre il rischio di superare i limiti imposti.
Un aspetto particolarmente utile soprattutto quando le carte prepagate per le aziende vengono impiegate per dare la possibilità ai propri dipendenti di fare trasferte o viaggi di lavoro con un portafoglio ben definito da dedicare a carburante, pasti ed eventuale pernottamento.
Ma questi strumenti di pagamento possono anche includere servizi extra, come software dedicati per riunire tutta la contabilità in un’unica schermata e consentire di avere sempre una visione d’insieme univoca e puntuale.
Dai costi fissi alla fruibilità
Una carta prepagata, specie se ad uso aziendale, dovrà avere una versatilità atta a poterla utilizzare sia in esercizi commerciali fisici, che online.
Non solo, ma anche le spese di mantenimento devono essere adeguate alla singola necessità: di solito, gli istituti bancari che emettono queste carte hanno cura di prevedere più di un piano con canoni differenti man mano che le funzionalità sono più complete: normalmente, il massimo riferibile a un canone mensile non supera qualche decina d’euro in quelle maggiormente evolute.
Ma la fruibilità di una carta aziendale dipende molto anche dalla presenza o meno di IBAN integrato, elemento non scontato. Laddove sia indispensabile predisporre o ricevere bonifici, di certo il codice IBAN sarà imprescindibile mentre, per spese di carburante o acquisti periodici di cancelleria può essere sufficiente una prepagata più semplice.
Infine, anche il numero di carte che si può richiedere sarà determinante, specie se s’intende distribuirle ai dipendenti dei vari settori al fine di suddividere le spese relative.
Altre caratteristiche importanti in una carta prepagata aziendale
Il plafond è il limite massimo entro il quale poter fare spese o ricaricare la carta: in questo senso, ogni azienda sa quali sono i massimali da considerare per sfruttare le carte prepagate. Si possono avere numeri illimitati di ricarica ma plafond di 40 o 50 mila euro in un anno, oppure persino infinite possibilità di budget, sempre a seconda del profilo che si sceglie.
Si può anche decidere di stabilire a priori, per ogni carta affidata ai propri dipendenti, quale sia il budget da non superare o destinarne alcune a settori ben precisi modulandone i limiti.
I costi relativi alle operazioni sono un’altra discriminante importante perché possono andare da pochi centesimi a qualche euro, specie se effettuate in valuta straniera. Oltre ai bonifici, un’azienda ha infatti necessità di pagare le varie utenze e molte carte consentono persino di domiciliarle, oppure di pagare bollettini di ogni tipologia esistente, inclusi i MAV.
Di certo, oltre alla versatilità d’uso, anche la digitalizzazione delle ricevute di pagamento ricopre un’importanza fondamentale: come già accennato, vi sono diversi software con cui poter raggruppare tutte le fatture, sia in entrata che in uscita, in schermate nelle quali può intervenire il reparto contabile a organizzare, registrare e persino stampare tali ricevute. Non solo, si possono anche prevedere piani di risparmio o inserire scontrini in maniera agevole.
A seconda del tipo di azienda si può richiedere un tipo di carta piuttosto che un altro: alcune sono destinate a possessori di Partita Iva o ditte individuali, altre si rivolgono più specialmente a medie e grandi imprese. Prima di orientarsi sulla carta prepagata migliore, quindi, occorre tenere conto anche della destinazione d’uso.